Oplos­sin­gen gericht op con­tract mana­ge­ment nemen een gro­te vlucht in de US en de UK. Neder­land en de rest van de EU vol­gen de ont­wik­ke­lin­gen op de voet. Waar voor­heen con­trac­ten bin­nen een finan­ci­ë­le instel­ling als een last wer­den gezien, wor­den deze steeds meer inge­zet als bedrijfs­kri­tisch com­po­nent. De moge­lij­ke toe­pas­sin­gen zijn legio, waar­bij ook de inzet van kunst­ma­ti­ge intel­li­gen­tie (AI) aan een opmars bezig is. Wat houdt con­tract mana­ge­ment pre­cies in? Wan­neer kan het van toe­ge­voeg­de waar­de zijn? En hoe ziet de toe­komst eruit? Op deze vra­gen gaan wij in dit arti­kel ver­der in.

 

Wat houdt con­tract­ma­na­ge­ment pre­cies in?
Con­tract mana­ge­ment wordt ook wel Con­tract Life­cy­cle Mana­ge­ment genoemd of End-to-End Con­tract Mana­ge­ment. Het bete­kent het­zelf­de; een oplos­sing voor het slim behe­ren, opstel­len, afstem­men en toe­pas­sen van con­trac­ten en docu­men­ten bin­nen de orga­ni­sa­tie. Een finan­ci­ë­le instel­ling kent ener­zijds een busi­ness sup­plier kant en ander­zijds een cli­ën­ten / con­su­men­ten kant. Bei­de kan­ten kun­nen pro­fi­te­ren van één sys­teem voor con­tract­ma­na­ge­ment waar­in het gehe­le con­trac­te­rings­pro­ces is vast­ge­legd en te vol­gen.

 

Geau­to­ma­ti­seer­de aan­pak
De snel­heid van de ont­wik­ke­lin­gen van nieu­we tech­no­lo­gie­ën maakt het moge­lijk dat con­trac­ten en work­flows geau­to­ma­ti­seerd kun­nen wor­den. In een zoge­naamd play­book kun­nen de voor­waar­den van een con­tract­ty­pe wor­den opge­no­men en dui­de­lij­ke richt­lij­nen voor het opstel­len en afstem­men ervan. Hier­door kan effi­ci­ën­ter wor­den gewerkt en kun­nen con­trac­ten een­vou­dig door de busi­ness zelf wor­den opge­steld. Als een­maal de geau­to­ma­ti­seer­de work­flow en het play­book is afge­stemd dan kan op een afde­ling Legal meer de focus komen te lig­gen op echt inge­wik­kel­de juri­di­sche vraag­stuk­ken. Busi­ness owners kun­nen op hun beurt in de ope­ra­tie snel­ler te werk gaan, omdat work­flows geau­to­ma­ti­seerd zijn en de betrok­ken­heid van een afde­ling Legal kan wor­den beperkt. Van­uit dash­boards ont­staat ver­vol­gens  een up to date beeld waar de druk ligt en waar niet. Dit alles met voor het bestuur en direc­tie als voor­deel dat zij beter in con­trol zijn.

 

Gebruiks­vrien­de­lijk
Ande­re voor­de­len zijn de con­fi­gu­reer­baar­heid en gebruiks­vrien­de­lijk­heid van con­tract­ma­nagment plat­forms. Deze plat­forms, zoals het Legal ope­ra­ti­ons Plat­form van EY, wor­den ook wel aan­ge­duid als Low-code en No-code plat­forms. Dit houdt kort gezegd in dat het plat­form ook door iemand zon­der IT-erva­ring is in te rich­ten en te gebrui­ken. Het bete­kent ook dat het plat­form vol­le­dig naar eigen smaak is in te rich­ten en een­vou­dig gekop­peld kan wor­den aan ande­re sys­te­men en tools, zoals bij­voor­beeld Docu­sign of Out­look, of ande­re bestaan­de CRM-tools. De data kun­nen daar­door altijd de juis­te weg vin­den naar de end-user.

 

Waar zit de toe­ge­voeg­de waar­de?
De toe­ge­voeg­de waar­de is afhan­ke­lijk van de hui­di­ge struc­tuur en opzet van de con­trac­ten- (en docu­men­ten) data­ba­se. Het gro­te aan­tal con­trac­ten dat beheerst en gecon­tro­leerd moet wor­den kan een aan­lei­ding vor­men, maar ook de com­plexi­teit of het rou­ti­ne­ma­ti­ge en repe­ti­tie­ve werk dat erbij komt kij­ken. Het laten uit­voe­ren van een quick scan van de hui­di­ge data­ba­se kan snel inzicht geven waar voor­deel te halen is. Door work­flows te auto­ma­ti­se­ren kun­nen vaak kos­ten wor­den bespaard en kan effi­ci­ën­ter wor­den gewerkt.

 

Mak­ke­lij­ker en snel­ler vol­doen aan (nieu­we) wet,- en regel­ge­ving
Niet te onder­schat­ten is het voor­deel dat alle con­trac­ten op één plaats opge­sla­gen zijn en bewaakt kun­nen wor­den. In de markt van Finan­ci­al ser­vi­ces waar vele con­trac­ten wor­den aan­ge­gaan, met aan de ene kan busi­ness pro­vi­ders en aan de ande­re kant cli­ën­ten / con­su­men­ten is een geau­to­ma­ti­seer­de vast­leg­ging nood­za­ke­lijk om aan alle nieu­we wet,- en regel­ge­ving te kun­nen vol­doen en snel te kun­nen acte­ren als er onre­gel­ma­tig­he­den wor­den gecon­sta­teerd.

 

Hoe ziet de toe­komst eruit?
Voor de lange ter­mijn is de razend­snel­le ont­wik­ke­ling van de tech­no­lo­gie rond­om dit soort plat­forms een belang­rijk argu­ment om tij­dig in te stap­pen en werk­ne­mers tij­dig com­for­ta­bel te maken met deze nieu­we manier van wer­ken, zodat gedrag en cul­tuur bin­nen de finan­ci­ë­le instel­ling hier­op aan­slui­ten.

 

Waar nu AI nog wei­nig wordt toe­ge­past bin­nen dit soort plat­forms ver­wacht ik dat in de komen­de jaren snel ver­schil­len­de nieu­we use cases gepre­sen­teerd zul­len wor­den. Bij­voor­beeld (regu­la­to­ry) map­ping toe­pas­sin­gen die hel­pen bij de imple­men­ta­tie van nieu­we wet- en regel­ge­ving of een taal­ro­bot die de levens­cy­clus van het con­tract over­neemt. Deze toe­komst is dich­ter­bij dan we den­ken. Al eind vorig jaar is door The Guar­di­an een opi­nie­stuk gepu­bli­ceerd dat vol­le­dig met behulp van AI is geschre­ven. Dit arti­kel is hier terug te lezen. Ik ver­wacht dat bin­nen afzien­ba­re tijd dit soort taal­ro­bots ook geschikt zul­len zijn om (een­vou­di­ge) con­trac­ten en noti­ties vol­le­dig zelf op te stel­len. Wie zegt eigen­lijk dat wij dit arti­kel zelf geschre­ven heb­ben?